商務秘書知識輔導：檔案的保管

　　檔案毫無疑問是我們秘書在工作當中接觸得最多的東西，下面小編為大家整理了關于檔案保管的知識點，一起來看看吧：

　　檔案的保管工作

　　檔案的保管工作有防止檔案的損壞、延長檔案的壽命和維護檔案的安全3項任務。

　　檔案保管工作包括以下幾方面。

　　1.檔案庫房管理

　　即庫房內檔案科學管理的日常工作，主要包括檔案庫房的使用和安排，檔案裝具的選擇，檔案及其柜具的有序化擺放。為了有條不紊地管理庫房，應將各個庫房及檔案架(柜)加以統一編號。為了切實掌握檔案的存放情況和迅速的取放檔案，應編制存放位置索引。

　　2.檔案流動中的保護

　　即檔案在各個流動環節中的安全防護。為了便于庫房管理人員掌握檔案流動情況和安全檢查，應填制檔案代理卡。

　　3.檔案保護的專門措施

　　即為延長檔案的壽命而采取的復制和修補等各種專門的技術處理。同時對一切可能損毀檔案的因素采取必要的措施，檔案管理場所的管理要做到八防：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。

　　檔案工作錯誤案例

　　1.案例情景

　　某公司實習秘書肖揚在整理公司文書準備歸檔，她把文書按照不同文種加以分類，在每類中按時間排列。還把文件后的附件一一分離出來，單獨裝訂。

　　在每份文件上標上頁號，文件左側統一用訂書機裝訂。最后把這些文件按照時間順序依次裝入檔案盒中，填好檔案，然后移交給檔案室。結果檔案室管理員陸言看了后直搖頭。

　　2.任務要求

　　根據上述案例，請判斷實習秘書肖揚在文書歸檔整理過程中有哪些不妥之處。

　　3.案例分析

　　(1)無需對文書進行文種的區分，因為文件在排列時只考慮事由、時間和重要程度等因素。

　　(2)文書整理中公文附件一般不單獨成件，而是和公文正文一起成一件。

　　(3)取消立卷以后，文件歸檔不需要再編頁號。

　　(4)文件采用何種方式裝訂要考慮是否會破壞檔案的原貌或能否長期保存，訂書針對永久或長期保存的檔案不太合適，因為容易銹蝕。

　　(5)文件排列時，首先要考慮事由因素，同一事由的應排在一起，同一事由內部按時間順序或重要程度排列，不同事由間按時間順序或重要程度排列。

　　(6)文件排列好后要加蓋歸檔章。

　　(7)文件裝盒前要考慮檔案的分類方案，不同保管期限的檔案不能裝入同一盒中。

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