行政秘書(shū)如何做好會(huì)議記錄

　　作為職場(chǎng)人的你,一定逃不過(guò)做會(huì)議記錄，不知道大家對(duì)會(huì)議記錄了解多少？下面是小編幫大家整理的行政秘書(shū)如何做好會(huì)議記錄，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　行政秘書(shū)如何做好會(huì)議記錄

　　會(huì)議記錄是公司里行政秘書(shū)的一項(xiàng)日常工作，看似簡(jiǎn)單，真正做好并不容易。它需要在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后投入足夠的時(shí)間和精力，充分考慮多種細(xì)節(jié)與因素。做好會(huì)議記錄應(yīng)著重把握好以下三點(diǎn)：

　　1、準(zhǔn)備細(xì)致到位

　　認(rèn)真細(xì)致的準(zhǔn)備工作是做好會(huì)議記錄的重要保障。會(huì)前，記錄人要對(duì)會(huì)議議題、主要內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)了解，對(duì)以往相關(guān)會(huì)議討論情況、會(huì)議決議等做到心中有數(shù)。

　　會(huì)議記錄通常采用現(xiàn)場(chǎng)文字記錄(筆錄或電腦記錄)和錄音(或錄像)記錄相結(jié)合的方式，一方面可以確保記錄內(nèi)容的全面、準(zhǔn)確;一方面也對(duì)有關(guān)準(zhǔn)備工作提出了較高要求。

　　對(duì)此，記錄人應(yīng)養(yǎng)成一種職業(yè)習(xí)慣：提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)、提前調(diào)試記錄設(shè)備，避免因準(zhǔn)備不足而影響會(huì)議記錄效果。

　　2、記錄完整真實(shí)

　　一份完整的會(huì)議記錄，除了會(huì)議主要內(nèi)容外，還應(yīng)包括會(huì)議名稱、地點(diǎn)、起止時(shí)間、主持人、記錄人、參會(huì)人員、列席人員、缺席人員、會(huì)議討論議題等要素。會(huì)議記錄的目的，就是要忠實(shí)記載會(huì)議召開(kāi)時(shí)的情景，以便日后查閱。這就要求會(huì)議記錄必須真實(shí)，不能夾雜個(gè)人觀點(diǎn)，更不能有意增減發(fā)言內(nèi)容。要盡量將發(fā)言人所說(shuō)內(nèi)容全部記錄下來(lái)，保持語(yǔ)言的原汁原味。

　　3、整理準(zhǔn)確及時(shí)

　　會(huì)上記錄的內(nèi)容只是一個(gè)草稿，會(huì)議結(jié)束后，須在草稿基礎(chǔ)上盡快整理成要素完整、文通字順、格式規(guī)范的會(huì)議記錄。

　　在此過(guò)程中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是對(duì)記錄內(nèi)容查漏補(bǔ)缺。根據(jù)會(huì)議錄音等對(duì)記錄文稿進(jìn)行核對(duì)，對(duì)遺漏內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)記錄有誤處加以修正。二是對(duì)人名、地名、機(jī)構(gòu)名、事件名等專有名詞逐一核實(shí)。對(duì)個(gè)別無(wú)法確定的專有名詞，應(yīng)根據(jù)錄音記錄，標(biāo)注拼音。三是對(duì)記錄文稿進(jìn)行全面整理。在不影響記錄真實(shí)性、完整性的前提下對(duì)文稿內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)整合，確保記錄體例的規(guī)范統(tǒng)一。會(huì)議記錄經(jīng)有關(guān)部門(mén)審批后，應(yīng)及時(shí)歸檔留存。

　　如何作好會(huì)議記錄

　　首先在參加會(huì)議時(shí)，要對(duì)會(huì)議要點(diǎn)和旨意作個(gè)概括，以作個(gè)概要記錄，并且要?dú)w檔。

　　在參加會(huì)議時(shí)，為了保證記錄速度跟上會(huì)議的節(jié)奏，可以使用速記詞和精略法。

　　在參加會(huì)議時(shí)，可以重點(diǎn)記一些重要事件的時(shí)間和地點(diǎn)和要求等，這樣條理就會(huì)非常清楚。

　　如何做好會(huì)議記錄

　　一、會(huì)議記錄，會(huì)前準(zhǔn)備工作要做好。

　�。ㄒ唬┰陂_(kāi)會(huì)之前提前到達(dá)，并安排好用作會(huì)議記錄的地方位置。

　　會(huì)議記錄員一定要比與會(huì)者提前到達(dá)，一方面可以協(xié)助其他會(huì)務(wù)人員做好會(huì)前布置工作，更主要的是可以先定定神，找到合適的記錄的座位，檢查記錄準(zhǔn)備情況。

　　記錄員一般都要坐在工作人員的位置，所以，一般處于相對(duì)“偏”“遠(yuǎn)”的地方。但有經(jīng)驗(yàn)的記錄員，比較會(huì)挑選位置，既不能讓人誤認(rèn)為是與會(huì)者的身份，又要便于聽(tīng)清楚發(fā)言人討論會(huì)議的內(nèi)容。這點(diǎn)是經(jīng)驗(yàn)之談！

　　（二）準(zhǔn)備足夠的筆，鉛筆，一般都要備三、二支，只有一支筆，肯定是不行的，很多小白記錄員都吃過(guò)這個(gè)虧，正在忙著記個(gè)不停時(shí)，筆突然沒(méi)水了！會(huì)議專用記錄簿（紙），也是必不可少的。

　　（三）準(zhǔn)備錄音機(jī)、錄音筆等或者你隨身攜帶的手機(jī)，也可作為補(bǔ)充記錄工具。如果沒(méi)有，重要的會(huì)議記錄，遇到記錄跟不上時(shí)，你往往就會(huì)感到后悔。

　　二、會(huì)議記錄的要求

　�。ㄒ唬┩暾�。會(huì)議記錄必須要體現(xiàn)會(huì)議的實(shí)際進(jìn)程，要將所有要點(diǎn)完整記錄下來(lái)，不能有遺漏。

　�。ǘ�）簡(jiǎn)要。會(huì)議記錄，不同于一份詳細(xì)報(bào)告，而是將會(huì)議進(jìn)程以簡(jiǎn)明扼要的形式表達(dá)出來(lái)即可。

　�。ㄈ�）快捷。會(huì)議記錄，可以說(shuō)也是個(gè)“技術(shù)活”，你要練就速記的功夫！還有“回放”的記憶功能！否則，很容易記得手忙腳亂，“借”手不及。

　�。ㄋ模�準(zhǔn)確。會(huì)議記錄應(yīng)做到條理清楚，內(nèi)容表述要準(zhǔn)確無(wú)誤，不能含糊，更不能有任何內(nèi)容錯(cuò)誤。

　　三、會(huì)議記錄的方法以及內(nèi)容。

　　（一）記錄初步達(dá)成意見(jiàn)或決議。文秘人員做會(huì)議記錄時(shí)，必須從速記下每項(xiàng)通過(guò)的意見(jiàn)和決議。措辭準(zhǔn)確，忠于原話。特別是意見(jiàn)的提議者！附議者的姓名則不必逐字記下，但要記下贊成和反對(duì)決定的全部論據(jù)。

　�。ǘ�）整理及時(shí)。會(huì)議后應(yīng)馬上將會(huì)議記錄整理，寫(xiě)完。敘述應(yīng)以第三人稱。順序如下。

　　1、會(huì)議描述。包括會(huì)議類型、時(shí)間、日期、地點(diǎn)。

　　2、與會(huì)者姓名，主要領(lǐng)導(dǎo)、主持人的名字寫(xiě)在最前面，并依次寫(xiě)下其他與會(huì)者的名字。

　　3、列席人員、缺席人員、請(qǐng)假人員等。

　　4、上次會(huì)議記錄（宣讀）。這一步很多會(huì)議都已省略。比如會(huì)前這份會(huì)議記錄已傳閱過(guò)，并且全體成員都已同意，那么這一步就可以省略了。如果某一成員指出記錄中的一個(gè)錯(cuò)誤，經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)，會(huì)議主持人或文件簽發(fā)人同意，文秘人員可以在會(huì)議記錄中改正這些錯(cuò)誤，會(huì)議記錄已經(jīng)簽名，任何地方原則上都不能再做改動(dòng)。

　�。ㄈ�）、會(huì)議議而未決的問(wèn)題。

　�。ㄋ模┫麓螘�(huì)議日期。如果暫無(wú)法確定，也可以不標(biāo)明。

　�。ㄎ澹┖灻�確認(rèn)。記錄員簽名。主持人在會(huì)議記錄上簽名確認(rèn)。如有改動(dòng)，記錄員在主持人修改過(guò)地方簽上名后，亦應(yīng)簽名確認(rèn)。這一步往往也被省略了。會(huì)議記錄往往只有記錄員簽名。但從嚴(yán)格規(guī)范的要求來(lái)說(shuō)，必須是這樣操作的。

　　四、會(huì)議記錄存檔。

　　有些重要會(huì)議對(duì)今后的工作至關(guān)重要，對(duì)于這類會(huì)議應(yīng)該迅速的建立專門(mén)的檔案。包括與會(huì)者的姓名，聯(lián)系地址，會(huì)議記錄，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議的組織情況和其他有關(guān)資料。這種檔案不僅便于查驗(yàn)，而且對(duì)組織下一次會(huì)議也有參考價(jià)值。甚至對(duì)今后工作會(huì)有重要的歷史參考價(jià)值和指導(dǎo)意義。

　　五、發(fā)會(huì)議紀(jì)要和簡(jiǎn)報(bào)。

　　會(huì)議記錄以后，除了一些簡(jiǎn)單一般性的研究事務(wù)性工作的會(huì)議外，一般都要求整理會(huì)議紀(jì)要。一份完整的原始會(huì)議記錄，是做好會(huì)議紀(jì)要的重要前提。有些會(huì)議還要求要發(fā)簡(jiǎn)報(bào)。至于這個(gè)問(wèn)題，下次再專門(mén)敘述。

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