文秘的辦公室文件接收和管理工作

　　導語：辦公室文件接收和管理工作，是政府部門公文流轉(zhuǎn)比較重要的環(huán)節(jié)。其辦理效率和質(zhì)量影響著公文的正規(guī)性、處理的速度，決定著領(lǐng)導臨時想要某些文件能否及時找到，所以做好辦公室文件的接收和管理工作至關(guān)重要。那么如何更好地去完成此項工作呢?

　　1、從源頭上保證文件的規(guī)范性。

　　接文過程中，要嚴格審查文件是否加蓋公章、簽發(fā)時間是否及時、是否留存聯(lián)系人、文中內(nèi)容是否規(guī)范得體、附件是否齊備等，防止因文件不規(guī)范，導致公文難以流轉(zhuǎn)或流轉(zhuǎn)困難。

　　2、給文件做好編號工作。

　　按照自定義的編號規(guī)則，依次對接收的文件進行規(guī)范化管理。編號后的文件，好比就給其上完戶口，其具有唯一性。以后在找文件過程中不必再看文件的名稱了(文件名稱類似的話，影響找文件的效率)，直接對應(yīng)記錄找文件編號即可。

　　3、接收文件后及時傳閱。

　　對于接收的文件，要及時送達領(lǐng)導各級領(lǐng)導手中，切不可在自己手中耽擱，以免影響整體辦件效率或耽誤重要事情。

　　4、及時跟蹤文件辦理進展情況。

　　文件流轉(zhuǎn)到哪個環(huán)節(jié)，要及時跟蹤，及時到領(lǐng)導辦公室取回閱處完的文件，若有批示則按照批示及時傳遞辦理，并對文件流轉(zhuǎn)的過程一一進行記錄，防止文件無法跟蹤文件辦理情況。

　　5、及時記錄領(lǐng)導批示。

　　對于大領(lǐng)導的批示，可以記錄在辦公軟件中，這樣就可以宏觀地了解文件辦理進程，對于查詢歷史文件辦理過程具有很重要的作用，防止因臨時無法找到文件而不知道文件曾經(jīng)的具體辦理情況。

　　6、及時將文件數(shù)字化。

　　文件數(shù)字化，即對辦理完成的文件進行數(shù)字掃描。這樣能夠極大地便利我們對文件的管理和查閱。文件一般掃描為PDF格式的。

　　7、及時完成文件的歸檔。

　　文件及時歸檔，不僅可以節(jié)省辦公空間，而且能夠減少將正在辦理的文件錯誤混合在已辦理完成的文件中，防止文件丟失。

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